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News

1. BvL Archivio

2. Angebot des Monats

3. HWP 2015

Nur Unternehmen, die regelmäßig investieren, um Betriebsabläufe oder Fertigungsprozesse zu optimieren, können sich auch längerfristig am Markt behaupten.

Ein nicht unerhebliches Potential zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung im administrativen Bereich liegt noch in den meisten klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) brach: der Umstieg von der klassischen Papierablage zur digitalen Archivierung. 

Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat in einer Untersuchung die Zeitersparnisse bei der Ablage in digitaler Form sowie der Recherche nach einem Dokument untersucht. Die Ergebnisse sprechen für sich: Die Zeitdauer von 250 Seiten klassischer Ablage beträgt 60 Minuten, digital 15 Minuten. Die Suche nach einem Dokument bei der herkömmlichen Ablage beträgt 3 Minuten, archiviert man dagegen digital, so dauert dieser Suchvorgang lediglich 15 Sekunden.

Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem man überprüfen kann, ob bei Ihnen der Einsatz einer digitalen Archivierung wirtschaftlich sinnvoll ist. Bei Interesse kontaktieren Sie uns bitte.

Aber warum setzen bisher nur ca. 4 % der KMU digitale Archivierung ein?

Viele Unternehmen scheuen den Kosten- und Zeitaufwand für die Einführung eines digitalen Archivierungssystems.

Wie steht es denn um Ihre Bereitschaft für einen Umstieg, wenn es mit wenig Aufwand verbunden ist, eine digitale Archivierung bei Ihnen einführen?

Setzen Sie eine digitale Archivierung ein, so ist sichergestellt, dass Sie den Forderungen des Gesetzgebers aus 2002 entsprechen, nach der alle digital erstellten und steuerrelevanten Unterlagen (das sind z. B. alle Rechnungen, die Sie regelmäßig erstellen) auch revisionssicher digital zu archivieren sind.

Sie sind nicht abgeneigt, aber dennoch skeptisch. Das möchte ich ändern und biete daher in regelmäßigen Abständen kostenlosen Produktpräsentationen zu BvLArchivio an.

Details können Sie hier erfahren.

Daher möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick von BvLArchivio geben:

BvLArchivio ist die weltweit erste und bisher einzige Komplettlösung für die digitale Archivierung überhaupt – und daher nicht weniger als eine „kleine Revolution“ auf dem Markt der digitalen Archivierungslösungen einzustufen. Erstmals steht ein Komplettsystem bereit, das einfach, intuitiv, kostengünstig und quasi schulungsfrei ist. Es handelt sich bei BvLArchivio um eine praktische Lösung, auf die KMU lange gewartet haben und die deshalb auf Europas Leitmesse für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement DMS EXPO mit dem Innovationspreis ausgezeichnet wurde.

Nachfolgend ein möglicher Ablaufplan, der aufzeigt wie sich BvLArchivion in Ihrem Unternehmen integrieren läßt:

5 Archive (Archivio1 bis Archivio5) stehen für die Ablage Ihrer Unterlagen zur Verfügung. Die Einteilung könnte wie folgt lauten: Buchhaltung - Schriftverkehr - Mail - Personal - Geschäftsführung

Posteingang: beliebige Strukturierung innerhalb der Archive möglich, z. B. im Archivio1=Buchhaltung Eingangsrechnungen 2012 oder Steuerunterlagen 2012

Vorgang wird gescannt. Jedes Dokument kann nach allen Begriffen, die es enthält, wieder gefunden werden - Vermerk auf dem Dokument vornehmen, dass Scan erfolgt ist – Post in die normale Verteilung geben

Postausgang: beim Druck wird automatisch über einen sogenannten Imagedrucker ein PDF–a-Dokument (geeignetes Format für die Langfristarchivierung) erstellt, das in dem jeweiligen Archiv abgelegt wird

Rechnungsausgang: erfolgt automatisiert beim Rechnungsdruck analog dem Postausgang

Ablage bereits digital vorhandener Unterlagen: im Windows Explorer die entsprechende Datei suchen, diese über das Kontextmenue anklicken und über den Menuepunkt „Datei in BvLArchivio archivieren“ wird die Datei im Archivsystem abgelegt.

Mailarchivierung: für Outlook gibt es ein kostenloses Addin (d. h. es existiert ein separater Button im Outlook-Menue); über dieses kann man Mails incl. eventueller Dateianhänge bequem dem gewünschten Archiv zuweisen, das gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Mails

Suche: diese erfolgt über einen Internetbrowser (z. B. Internet Explorer oder Modzilla Firefox). Hier werden die einzelnen Archive (haben jeweils eine IP-Adresse z. B. 192.168.100.111 mit einem Passwort z. B. 111) einmalig als Link hinterlegt; z. B. für Archivio1 = Buchhaltung (für Ein- und Ausgangsrechnungen); in dem Eingabefenster können analog Google Suchbegriffe eingegeben werden, z. B. Meier Eingangsrechnungen 2012; als Ergebnis werden alle Kreditorenrechnungen (Eingangsrechnungen) für Meier aus dem Jahr 2012 angezeigt, und zwar chronologisch, d.h. die aktuellste erscheint an 1. Stelle.

Die Suche ist nach Nummern, Beträgen, Datum oder Bezeichnungen möglich. Je mehr Suchbegriffe eingegeben werden, desto konkreter ist die Suche und die Trefferanzahl entsprechend gering.

Sind die Begriffe, nach denen man suchen will, nicht klar definiert, dann kann man eine Teilwortsuche einleiten.

Hierbei ist folgendes zu unterscheiden: Anfang der Suche ist bekannt, z. B. handelt es sich um eine Rechnung, die mit der Ziffernfolge 2012 beginnt, dann lautet die Suchanfrage: ,,, Rechnung 2012.

Wird eine Mail gesucht, bei der z. B. nur die Domaine bekannt ist, dann könnte die Suchanfrage wie folgt aussehen ???@adac.de. In diesem Fall werden alle Mails angezeigt, die den Teil @adac.de enthalten.

So das ist schon alles. Das ist doch einfach oder?

Jetzt weitere Details zu BvLArchivio abfordern oder einen Präsentationstermin vereinbaren.                

( info@hintzpeter-consult.de )



Die Funktionsweise von BvLArchivio wird wunderbar in dem Video dargestellt, das sich nach dieser Textpassage befindet. Spielen Sie dieses  einfach ab. Diese Zeit sollten Sie sich nehmen. Es lohnt sich!

Sind Sie interessiert an den Preisen von BvLArchivio, dann öffnen Sie die nachfolgende PDF-Datei.